Право працівника підприємства, установи, організації (далі — організація) на відпустки забезпечується:

• гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади) і заробітної плати;
• забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених статтею 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

На громадян, які виконують роботу за договором підряду (або так званою «трудовою угодою») право на відпустки не поширюється, оскільки такі договори належать до цивільно-правових і їх укладення регулюється нормами цивільного, а не трудового законодавтсва

Право на щорічну основну відпустку мають усі працівники. Це її головна відмінність від усіх інших видів відпусток, для одержання яких необхідні спеціальні підстави. Щоб одержати щорічну основну відпустку, потрібен один факт — робота за трудовим договором протягом часу, коли працівник перебував з організацією у трудових відносинах.

Порядок надання щорічних відпусток

Порядок надання відпусток регулюється статтею 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП) та статтею 10 Закону про відпустки.

Згідно з нормами цих статей надання працівникам відпусток є обов’язком роботодавця.

Відповідно до частини першої статті 6 Закону про відпустки щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік,який відлічується з дня укладення трудового договору.

Працівника прийнято на роботу 11 січня 2013 року. Першим робочим роком для нього буде період 11.01.2013–10.01.2014

За бажанням працівника разом зі щорічною основною відпусткою можуть надаватись щорічні додаткові відпустки.

Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб їх було використано, як правило, до закінчення робочого року (частини друга, четверта ст. 10 Закону про відпустки).

Обчислення стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку

Стаття 82 КЗпП та стаття 9 Закону про відпустки регулюють порядок обчислення стажу роботи, який дає право на щорічну відпустку.

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховуються: час фактичної роботи (у т. ч. на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка; час тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку; час перебування у відпустках без збереження заробітної плати, наданих відповідно до статей 25 і 26 Закону про відпустки; час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами тощо.

Відповідно до пункту 2 статті 9 Закону про відпустки до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, також зараховується час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (у т. ч. час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу). Це, зокрема, час виконання державних і громадських обов’язків (час перебування військовозобов’язаних на військових зборах, час виконання депутатом місцевої ради обов’язків депутата тощо), час відсторонення від роботи із збереженням заробітної плати, час щорічних основної та додаткових відпусток, час навчальної відпустки з повною чи частковою оплатою тощо.

Згідно з пунктами 5–7 статті 9 Закону про відпустки до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку також зараховуються: час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів; час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням організації, скороченням чисельності або штату працівників; інші періоди, передбачені законодавством.

Якщо в організації мав місце простій виробництва, який виник не з вини працівника, то час такого простою також ураховується при обчисленні стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, оскільки у цьому разі наявні умови пункту 2 статті 9 Закону про відпустки: під час простою працівник фактично не працює, але за ним зберігається місце роботи, а цей час оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду чи окладу (ст. 113 КЗпП)

Якщо працівник, переведений на роботу в іншу організацію, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на такі відпустки, зараховується час, за який він їх не використав за попереднім місцем роботи (частина третя ст. 9 Закону про відпустки).

У разі коли працівник при переведенні одержав на попередньому місці роботи грошову компенсацію за невикористані ним дні щорічні відпустки, відлік стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, починається з дати початку роботи в новій організації

Тривалість щорічної основної відпустки

Тривалість відпусток визначається Законом про відпустки (ст. 5 Закону про відпустки), іншими законами та нормативно-правовими актами України і незалежно від режимів та графіків роботи розраховується в календарних днях.

Згідно зі статтею 6 Закону про відпустки щорічна основна відпустка надається працівникам тривалістю не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору.

Для журналістів тривалість щорічної основної відпустки 36 календарних днів (ст. 13 Закону України «Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів» від 23.09.1997 № 540/97-ВР); для тих, хто працює (перебуває у відрядженні) на територіях радіоактивного забруднення, тривалість щорічної основної відпустки пропорційна відпрацьованому на цих територіях часу: у зонах відчуження та безумовного (обов’язкового) відселення — 44 к. д.; у зоні гарантованого добровільного відселення — 37 к. д.; у зоні посиленого радіологічного контролю — 30 к. д. (ст. 47 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-ХІІ)

Збільшення тривалості щорічної основної відпустки та надання відпусток, не передбачених законодавством

Згідно зі статтею 9-1 КЗпП і статтею 69 Господарського кодексу України від 16.01.2003 № 436-IV організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників, у т. ч. щорічні відпустки більшої тривалості, а також 
інші види відпусток (наприклад, додаткову відпустку за безперервний стаж роботи в організації).

Частина друга статті 4 Закону про відпустки уточнює, що законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток, окрім визначених в Законі про відпустки.

Оплата інших видів відпусток, передбачених колективним договором та угодами, трудовим договором, провадиться з прибутку, що залишається в організації після сплати податків та інших обов’язкових платежів до бюджету. В установах і організаціях, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, оплата цих відпусток провадиться в межах бюджетних асигнувань та інших додаткових джерел (частина третя ст. 23 Закону про відпустки)

Якщо на період щорічної відпустки припадають святкові або неробочі дні

Святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) при визначенні тривалості щорічних відпусток, не враховуються.

В Україні святковими та неробочими днями є: 1 січня — Новий рік; 7 січня — Різдво Христове; 8 Березня — Міжнародний жіночий день; 1 і 2 Травня — День міжнародної солідарності трудящих; 9 травня — День Перемоги; 28 червня — День Конституції України; 24 серпня — День незалежності України; Пасха (Великдень); Трійця.

Поняття «святковий та неробочий день» слід відрізняти від поняття «вихідний день». Вихідні дні у тривалість щорічної відпустки включаються, як і будь-які інші календарні дні, тому на кількість вихідних днів, що припадають на період відпустки, вона не продовжується

Працівнику надано щорічну основну відпустку на 24 к. д. з 26 квітня 2013 року. На період відпустки припадають три святкові дні 1, 2, 5 (Пасха) і 9 травня. Відпустку має бути подовжено на кількість цих днів. Отже останнім днем відпустки буде 23 травня. Працівник має стати до роботи 24 травня

Повідомлення працівника про початок відпустки

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (наприклад, Радою трудового колективу), і доводяться до відома всіх працівників (частина десята ст. 10 Закону про відпустки).

Зверніть увагу, при складанні графіка відпусток слід дотримуватися правила: відпустка не повинна починатися раніше того робочого року, за який вона надається.

Працівник почав працювати в організації 20 серпня 2012 року. За робочий рік 20.08.2012–19.08.2013 він використав щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні у лютому 2013 року. Працівник просить надати йому частину відпустки тривалістю 14 календарних днів з 1 червня 2013 року. Чи може організація задовольнити прохання працівника?

Ні, не може. Відпустку за другий рік роботи працівнику може бути надано лише починаючи з 20 серпня 2013 року

Дата початку відпустки графіками, як правило, не встановлюється, у них визначається місяць, з якого вона починається. Інколи у графіку зазначаються два місяці: місяць початку і місяць закінчення відпустки.

Конкретний період надання щорічних відпусток у встановлених графіком межах узгоджується між працівником і роботодавцем, якийзобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (Додаток 1).

Якщо працівник відмовляється йти у відпустку після отримання повідомлення про її початок

Право на відпочинок, зокрема, щорічну основну відпустку надано працівникові Конституцією України, КЗпП, Законом про відпустки. Втім, використання цієї відпустки є не лише правом, а й обов’язком працівника, як сторони трудових відносин. Після погодження з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом та затвердження роботодавцем графік відпусток набуває статусу локального нормативного акта організації, обов’язкового для виконання сторонами трудового договору.

При складанні графіків ураховуються як інтереси виробництва, так і інтереси працівника. Отже, якщо працівник, який був своєчасно ознайомлений з графіком відпусток (про що свідчить його особистий підпис у відповідній формі для ознайомлення, наприклад у Журналі ознайомлення працівників з графіками відпусток), відмовляється йти у відпустку за графіком, то роботодавець має право видати наказ про надання працівникові відпустки без згоди останнього.

Якщо працівник звертається до роботодавця з заявою про надання щорічної основної відпустки або її частини в інший термін, ніж це передбачено графіком відпусток, роботодавець має право відмовити працівникові у задоволенні його прохання. Без згоди роботодавця працівнику не може бути надано щорічну відпустку поза межами, обумовленими графіком відпусток

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Надання відпустки будь-якого виду (як щорічної, так і інших, передбачених законодавством або колективним чи трудовим договором) оформлюється наказом.

Наказ про надання відпустки може бути оформлений за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 (Додаток 2), або за формою, відмінною від типової (за умови збереження усіх основних показників, передбачених типовою формою, та дотримання вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, визначених Національним стандартом України ДСТУ 4163–2003).

Доцільно видавати такий наказ не пізніше ніж за 4–5 днів до початку відпустки. Це дає змогу вчасно — не пізніше ніж за три дні до початку відпустки виплатити працівникові належну йому заробітну плату, як це передбачено статтею 21 Закону про відпустки.

Типовою формою № П-3 передбачено візування наказу про надання відпустки керівником структурного підрозділу таознайомлення працівника з цим наказом під особистий підпис. Відповідно до правил діловодства керівник підрозділу візуєнаказ до того, як його підпише керівник організації, а ознайомлення з наказом відбувається вже після підписання наказу та його реєстрації

Накази про надання щорічної основної відпустки належать до кадрових наказів тимчасового (5 років) строку зберігання (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Такі накази формуються в окрему справу «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання» у межах одного календарного року.

Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання реєструють в окремій реєстраційній формі, наприклад, у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (Додаток 3).

Як і самі накази, цей Журнал має зберігатися 5 років.

До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання також належать накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних додаткових відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням (затвердження графіка відпусток та за необхідності внесення змін до нього, надання додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей).

При цьому для працівників, які працюють у важких, шкідливих чи небезпечних умовах праці, порядок реєстрації, формування у справи, зберігання наказів про надання відпусток усіх видів відрізняється. Такі накази належать до групи наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання, реєструються у відповідній реєстраційній формі, такий Журнал також зберігатиметься 75 років

Рекомендований літерний індекс наказів про надання щорічних відпусток — к/тм; наказів про надання відпусток усіх видів працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці — к/тр.

Після реєстрації та ознайомлення працівника з наказом про надання відпустки оригінал наказу долучається до справи «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання за             рік», копія наказу передається до бухгалтерії. Долучати накази про надання відпусток до особових справ не потрібно, оскільки нормативно-правовими актами з діловодства це не передбачено.

Надання в поточному році щорічних відпусток, невикористаних за минулі роки

Якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку за попередні роки, він має право використати її, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток згідно із статтею 24 Закону про відпустки.

Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки, не містить воно й заборони надавати щорічні відпустки в разі їх невикористання.

Відповідно до колективного договору працівники мають право на щорічну основну відпустку тривалістю 28 календарних днів. За робочий рік 17.03.2011–16.03.2012 працівник використав частину щорічної основної відпустки тривалістю 16 к. д. За другий робочий рік (17.03.2012–16.03.2013) працівникові було надано щорічну основну відпустку повної тривалості 28 к. д. Графіком відпусток на 2013 рік передбачено надання працівнику щорічної основної відпустки частинами (16 к. д. + 12 к. д.) за робочий рік 17.03.2013–16.03.2014 та невикористаної частини щорічної відпустки тривалістю 12 к. д. за робочий рік 17.03.2011–16.03.2012. Зверніть увагу, що у наказі про надання відпустки слід зазначити, за який робочий рік надається відпустка (або її частина)

Відповідальність за порушення законодавства про відпустки

Відповідно до статті 28 Закону про відпустки особи, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть відповідальність згідно із законодавством.

Так, за порушення законодавства про відпустки роботодавця може бути притягнено, зокрема:

• до дисциплінарної відповідальності (зокрема, може бути припинено трудовий договір з керівником організації на вимогу виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника), згідно з нормами ст. 45 КЗпП);
• до адміністративної відповідальності згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X (на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності може бути накладено штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).

За невиконання працівником законодавства про відпустки, у т. ч. за невиконання наказів про надання відпусток, працівника може бути притягнуто до дисциплінарної відповідальності (ст. 147 КЗпП).

Згідно зі статтею 139 КЗпП працівники зобов’язані своєчасно й точно виконувати розпорядження (накази) роботодавця. За їх невиконання працівника може бути притягнено до дисциплінарної відповідальності

Нагляд і контроль за додержанням законодавства про відпустки

Нагляд за додержанням законодавства про відпустки здійснюється центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, а також іншими уповноваженими на це державними органами.

Контроль за додержанням законодавства про відпустки здійснюють в межах своєї компетенції центральні та місцеві органи виконавчої влади та профспілкові органи.

Вищий нагляд за додержанням і правильним застосуванням законодавства про відпустки здійснюється Генеральним прокурором України та підпорядкованими йому прокурорами.

Право проведення перевірок мають посадові особи Державної інспекції України з питань праці та її територіальних органів, які відповідно до своїх посадових обов’язків мають повноваження державного інспектора з питань праці.

 

За результатами перевірки складається акт перевірки. У разі виявлення порушень законодавства про працю та загальнообов’язкове державне соціальне страхування вносяться приписи про усунення виявлених порушень, вживаються заходи щодо притягнення до відповідальності винних осіб згідно із вимогами чинного законодавства.

Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, щодо усунення порушень законодавства про працю та загальнообов’язкове державне соціальне страхування або створення перешкод для діяльності цього органу — тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 50 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 188-6 Кодексу України про адміністративні правопорушення)